Xây dựng hồ sơ thanh tra hướng tới sự chuyên nghiệp

Việc xây dựng hồ sơ Đoàn thanh tra thể hiện tính khoa học, tính chuyên nghiệp, đồng thời cũng tạo điều kiện cho cán bộ tra cứu, phân tích đánh giá, đúc rút kinh nghiệm.

Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng Ngành thanh tra trong sạch vững mạnh, từng bước chuyên nghiệp, công tác xây dựng hồ sơ các vụ việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, xây dựng hồ sơ Đoàn thanh tra có ý nghĩa hết sức quan trọng. Nó thể hiện tính khoa học, tính chuyên nghiệp, đồng thời cũng tạo điều kiện cho cán bộ tra cứu, phân tích đánh giá, đúc rút kinh nghiệm. Đây cũng là công cụ kiểm soát thủ tục hành chính và đánh giá, kiểm chứng việc thực hiện qui trình tiến hành một cuộc thanh tra.

Việc xây dựng hồ sơ các vụ việc khiếu nại, tố cáo và hồ sơ một cuộc thanh tra còn thể hiện ý thức trách nhiệm của mỗi cán bộ thanh tra viên đối với nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên đó mới chỉ thể hiện về mặt hình thức, còn nội dung từng loại hồ sơ phản ảnh độ kết tinh của trí tuệ, nói lên chất lượng công tác, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực của mỗi cán bộ, thanh tra viên và kết quả làm việc của cả Đoàn thanh tra. Do vậy mỗi cán bộ thanh tra viên, mỗi Đoàn thanh tra phải có kế hoạch cụ thể, có ý tưởng phù hợp để thu thập các chứng cứ, lưu lập các văn bản cần và đủ đối với từng nội dung công việc, mỗi vụ việc khiếu nại, tố cáo và đối với một Đoàn thanh tra. Phải biết lựa chọn, thu thập những hồ sơ tài liệu làm nổi bật bản chất sự việc, có sức thuyết phục cao, làm căn cứ phục vụ cho các kết luận chính xác, khách quan.

Việc lưu lập hồ sơ của một vụ việc khiếu nại, tố cáo có một số điểm khác với lưu lập hồ sơ của Đoàn thanh tra như phải thu thập thêm những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan khác, hoặc các Đoàn trước đây đã giải quyết, ý kiến của các cơ quan có liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo … để tham khảo. Còn hồ sơ của Đoàn thanh tra do Đoàn thanh tra lưu lập trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Việc sắp xếp hồ sơ, bàn giao tài liệu để lưu trữ là công việc đòi hỏi sự cẩn trọng, tỷ mỷ. Yêu cầu có sự sắp xếp khoa học, ngăn nắp để thuận tiện trong việc khai thác sử dụng. Khai thác sử dụng phải hợp lý và đảm bảo tính nguyên tắc. Tài liệu thanh tra là những vấn đề nhạy cảm, có tài liệu được phép công khai nhưng có tài liệu yêu cầu phải giữ bí mật. Chỉ những người có trách nhiệm và có thẩm quyền mới được phép khai thác sử dụng

Ngày nay khoa học kỹ thuật đã có bước phát triển mới, do vậy có 2 hình thức tập hợp, lưu trữ hồ sơ, đó là: lưu trữ Hồ sơ điện tử và lưu trữ Hồ sơ bằng giấy. Mỗi loại đều có nhưng ưu điểm nhưng cũng có nhưng hạn chế nhất định. Do vậy cán bộ thanh tra viên phải đề cao trách nhiệm, chấp hành tốt các qui định về lưu lập hồ sơ, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo, đào sâu suy nghĩ, thường xuyên đúc rút kinh nghiệm cải tiến phương pháp để  rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động thanh tra.  

                                                                Trần Quốc Toản
                                                       Phó Chánh Thanh tra tỉnh Hà Tĩnh